Психологија и психијатрија

Управљање временом

Управљање временом - то су начини организовања привременог простора, са циљем да се он најефикасније искористи. Управљање временом има за циљ обуку свјесне пажње и контролу над утрошеним временом за реализацију одређених задатака. У почетку, управљање временом се користило искључиво у пословној сфери, али су постепено његове методе постале релевантне за организацију и лични простор. Методе управљања временом се састоје од разних техника, укључујући почетно постављање циљева, планирање неопходних акција, додјељивање и делегирање задатака и састављање листе приоритета.

Управљање временом - шта је то?

Развојем информација и убрзањем темпа живота друштва, као и све већим захтјевима у карактеристикама рада, од људи се тражи да обављају све веће задатке. Другови овог процеса су често рокови и временске невоље. Они који се одупиру таквом оптерећењу вршењем свих сила и истраживањем последњих резерви психе су у хроничном стресу, нервној исцрпљености, хиперактивним менталним системима, што подразумева неуролошке и психосоматске поремећаје. Како се носити с расподјелом терета како би се оптимизирао рад помаже таквој технологији као што је управљање временом.

Главни разлог за настанак управљања временом је повећање нивоа временског притиска. Ово је недостатак временског периода који је предвиђен распоредом за обављање додијељеног посла у вези са неправилном организацијом активности од стране запосленог или управе. Разлози за недостатак времена су недостатак плана рада, неадекватност у процјени способности особе, слаб ниво контроле над личним потребама, одсуство или недовољан ниво мотивације.

Ефективно управљање временом се заснива на добром планирању, које почиње дневном анализом о томе које акције су потрошене за колико дуго, што омогућава израду најприкладнијег плана. У планирању, вриједи подијелити циљеве постављене по њиховој журности и укључити само ону количину задатака с којима се особа може заиста носити (не бисте требали сликати цијели дан, боље је планирати 60% времена и оставити 40% за непредвиђене задатке).

За дугорочне циљеве, планирање према доље је важна точка - вишегодишњи задатак је подијељен на годишње, годишње, кварталне, а затим мјесечне и дневне планове. Када се догоди неочекивана промјена услова, јавља се потреба за прерасподјелом задатака и поставља се питање њиховог приоритета.

Управљање временом - управљање временом

Планирање времена укључује и корпоративно управљање временом и управљање личним временом. Из првих правила личног подручја - да не радите у слободно време, покушајте да завршите све послове у времену које је за то предвиђено, смањите време проведено на животу, испланирајте своје слободно време тако да буде присутно као културно-емотивни догађаји (концерти, изложбе, позоришта) и физички (спорт, активна рекреација). Посебно треба обратити пажњу на разоноду у средини радне седмице и попунити барем једну од вечери активним активностима, као и слободно вријеме на пословним путовањима, гдје је вриједно издвојити неколико сати посвећених разгледавању.

Основе управљања временом се заснивају на управљању најврједнијим и необновљивим ресурсима - времену. Ова животна стратегија укључује теоријске аспекте, одређене филозофске погледе, као и низ дефинисаних принципа и практичних метода за структурирање вашег привременог простора. Наравно, без интерне свијести и подршке идеја о разумном кориштењу времена, слиједећи практичне препоруке ће донијети мање ефикасности, због недостатка стабилности у њиховој имплементацији.

Модерно име овог правца само-развоја не одражава његов недавни изглед. Чак иу давна времена, људи су били заинтересовани за питање најоптималније организације сопственог бића. Тадашњи филозофи, који су тежили већој ефикасности сопствене, говорили су о утицају активности планирања на продуктивност и фокусирали се на спровођење акција у зависности од њихове важности.

Сада постоје две главне области: корпоративно управљање временом и управљање личним временом. Корпорација је релевантна у великим компанијама, за менаџере који планирају радни распоред целог предузећа, свако одељење и задатке одређене особе. У ове сврхе, менаџер рангира степен значајности текућих задатака и одређује рокове, као и број задатака који се вреде дати запосленом, врши контролу извршења.

За корпоративно управљање временом - карактеристика управљања временом је праћење временских трошкова за даље планирање распореда. Релевантна је и формулација неколико задатака дневно, што спречава стагнацију активности, ако се један од задатака не може обавити у одређеном временском периоду из техничких разлога.

Управљање личним временом односи се на појединца и може утицати на његово професионално поље и лично време, развој, односе. Лично управљање временом је релевантно када се у глави врти панична мисао „Немам времена“. Ако вам и даље не треба помоћ озбиљних специјалиста, али сматрате да силе истјечу, ви сте се смотали, стално радите, а лумен није видљив, онда је вријеме да обратите пажњу на вашу интеракцију с временом. Управљање временом ће вам помоћи да успоставите његову употребу, али пре него што спроведете практичне препоруке, направите паузу и одредите који је ваш унутрашњи циљ, који су ваши прави циљеви. Уз недостатак мотивације и праћење туђих циљева, компетентно планирање ће, наравно, побољшати ситуацију, али ваше очи неће засвијетлити и нећете добити инспиративну мотивацију. Главна гаранција успеха и брзог превазилажења постављених циљева је задовољство које је добио од процеса њиховог испуњења и завршетка.

Основе управљања временом могу смањити исцрпљеност менталних резерви и повећати продуктивност не због примјене више сила, већ уз помоћ њихове правилне расподјеле.

Управљање временом није усмерено на рад више, јаче или стално. Ова метода се односи на то како да се ефикасно ради, тако да снага и инспирација остану, да би се живјело и развијало личне сфере које су фундаменталне за лични смисао појединца. Почетно планирање дозвољава, трошећи до десет минута на њега, да сачува читаве сате, који се могу са задовољством потрошити у будућности.

Ефективно управљање временом није нешто трансцендентално, захтева специфичне вештине и обуку, оно почиње са укључивањем планираних задатака у листу - уписује се у бележницу, уноси се у телефон, користе специјалне апликације, али неопходне циљеве треба поправити. Овај списак треба прегледати и провјерити релевантност, уредити током дана у складу са новим новим циљевима и промјенама приоритета. Сваки задатак мора имати фиксне рокове, вријеме почетка. Психолошки метод стимулисања даљих активности ће бити обиљежавање или брисање завршених предмета.

Управљање временом помаже управљати временом, чинећи живот засићенијим, продуктивнијим и удобнијим.

Правила управљања временом

Време се не може вратити, растегнути или зауставити, међутим, може се контролисати променом засићености корисности догађаја који се дешавају у једном временском периоду.

Поред коришћења техника управљања временом, о којима ћемо детаљније говорити у наставку, требали бисте пратити организацију властитог живота. На пример, одржавање редоследа и структуре у радном простору ће уштедети време на тражењу потребног документа, фасцикле или нечег другог. Организација радног простора је место где треба да почнете да оптимизујете сопствене активности. Учините све што је у вашој моћи да околина око вас доприноси вашој продуктивности, инспирира и чини да желите да будете активни. Набавите помоћне уређаје (глупо је користити писаћу машину када постоји лаптоп), одржавајте ред сваки дан (ово је лакше него копање остатака сваких шест мјесеци).

Делујемо ефикасније када смо у добром стању. Због тога је неопходно водити рачуна о одржавању здравља и ефикасности организма тако што ћемо му обезбедити ресурсе енергетске надокнаде и одмора. Важно је бити у стању да се заустави на време, препознајући да не можете да мењате све случајеве, чак и ако престанете да једете и спавате. Рад на исцрпљености неће донети правилне резултате, а онда ће тело и даље узимати потрошена средства, кроз болест или депресију. На првом месту увек треба да стојите, драги људи и везе, а затим и тренутке рада. Тако поставите себи распоред и опустите се, пијте витамине и спавајте на удобном јастуку.

Када планирате своје будуће активности, размислите о вашим индивидуалним карактеристикама и биоритмима, и не слиједите примјере нечијег дана. Па, овде није потребно именовати "сове" за јутарњи бизнис који захтева максималну концентрацију или брзину, баш као што је боље да жупе истоварују своју вечер са одговорних састанака. Узмите у обзир особитости свог живота, а посебно оне своје тренутке, у којима сте заузети чекањем (скретање, пут, кашњење са другом особом). У то време, што многи људи губе, можете урадити неке ствари, као што је читање књиге или чланка, планирање за сутра, направити неколико позива, одговорити на поруке, додати шал и тако даље.

Приступите свему креативно - поставите себи циљ да пронађете максималне могућности за обављање нових задатака. У почетку ће бити тешко, али када то постане начин живота, приметићете да извођење аутоматских акција може укључивати и друге активности (слушање аудио књиге док чистите или правите неколико позива док куцате документ).

Направите планове - за дан, за годину, за живот и настојите да испуните бодове. Изаберите најважнији задатак за данас и одмах започните његову имплементацију. Планирани случај би требало да буде спроведен без одлагања, јер што више кренете од почетка, то ће бити теже започети касније и ситуација ће се све више погоршавати.

Најчешће, када планирамо, имамо добру идеју о томе како ће изгледати почетак активности, али планирање завршетка није ништа мање важно. То укључује параметре као што је количина времена која је потребна за обављање активности, како би требао изгледати коначни резултат, у којим случајевима престајете радити без обзира на резултат, иу којем мијењате смјер активности или подешавате детаље.

Одређивање значаја, дуготрајност и способност да се додају неопходни и изненадни задаци, као што су Тетрис фигуре, су неопходни квалитети управљања временом, чија примена захтева пластичност и спремност за промене уз одржавање општег правца кретања.

Управљање временом - како све урадити?

Жеља за временом је препуна неуроза, депресија и нервних сломова, јер нико не може да уради управо то. Ово је као жеља свих - сасвим разумљиво, али не и изводљиво. Потребно је објективно сагледати ситуацију, процјењујући ваше способности, потребе, способности и додијељене задатке. И изаберите оно што је најважније да бисте имали барем то, а не да се распршите по свим врстама активности, и тако изгубите постизање врло специфичних ствари. Можемо оно што можемо. Сада треба да знате шта је то.

Како све урадити? Управљање временом може помоћи у томе. За почетак, вреди одузети већину неодговарајуће одговорности и одбацити нека питања. Важно је не одлагати на неодређено вријеме, наиме, одустати (у првој опцији, неиспуњени задатак ће вас морално стално гурати, у другом ћете добити слободу и вријеме). Можете избрисати задатке из вашег нотебоока који ће се некако ријешити без ваше интервенције (искључивање струје у том подручју, помагање свим старицама на улицама, тражење посла за своје пријатеље - све што је ван ваше одговорности).

У преосталим случајевима, види могућност делегирања. Уосталом, нису потребне све радње. Ауторски пројекат, пут до лекара, презентација је ваша, али можете замолити пријатеља који иде у погрешном правцу да плати рачун за стан, нека колега који проводи све време на Интернету издаје налог канцеларије и наређује да се поклон достави куриру. Такође препустите себи питања која можете делегирати, али ако их сами урадите, развит ћете неке важне вјештине. Овај образац ће сада провести ваше време, али ће га у будућности сачувати, а можда и не само време, већ и материјална средства (на крају крајева, ако научите сами да мењате точак, онда ћете уштедети на услугама шлепера и аутосервиса, а такође ћете потрошити време провели на чекању).

Одбацујући непотребно, остаје веома специфична листа случајева који могу директно утицати на ваш живот и налазе се у вашој зони одговорности. Обавите све инструкције главе, имате времена да радите своје идеје док се још опустите. Све то можете урадити ако пратите правила управљања временом, која почињу са израдом властитог распореда. Ово се односи и на стандардне службенике од осам сати и слободњаке који потпуно управљају својим временом. Први треба да планира свој рад како би имао времена да то уради током радног времена, а не да се повуче кући, други, тако да се посао генерално одвија и спроводи редовно.

Пратећи основна правила управљања временом, потребно је одредити приоритете и почети са најважнијом ствари. Пренесите секундарне задатке за преостало време, или их можете извршити између важних (на пример, док путујете са једног састанка на други, можете лако да плаћате рачуне, позовете пријатеља или прегледате феед вести). Одабрани случајеви, покушајте да извршите доследно, а не да буду ометени секундарним задацима и повезаним ометањима. Најефикаснији начин је да се узме само један случај и да се заврши, а онда да се настави само на други. У супротном, ризикујете да не испоштујете рокове са више пројеката одједном, повећавајући ниво емоционалног стреса, као и да смањите ефикасност због сталног пребацивања између различитих задатака.

Управљање временом укључује могућност минимизирања ометања - можете комуницирати са запосленима у вријеме ручка, са породицом након посла. Затворите друштвене мреже и одвратите пажњу од гледања смијешних видеа - ове невидљиве мање сметње узимају већину времена. Организујте простор на начин који доприноси раду: водите рачуна о добром осветљењу, удобном намештају, доступности само неопходне додатне опреме; ако радите код куће, онда уклоните чаше-јастучиће-играчке и друге заводљиве ствари из вида, створите радну средину. Филтрирајте информације које вам долазе. Мозак не разликује колико је важна и корисна информација која долази извана, она анализира, обрађује, памти, троши своје резерве. Немојте учитавати главу бескорисним информацијама, конфигурирати филтере у друштвеним мрежама, претплатама и другим ресурсима вијести. Трошећи на то сат или два, уштедјет ћете вријеме на прегледавању цијелог низа информација, а такођер и на уштеди свјежине перцепције.

Основно правило управљања временом је да уредно организујете свој одмор. Запамтите да током радног дана треба да буду кратке паузе од 15-30 минута за промену активности и одржавање радне способности, као и једну велику паузу за ручак. Водите бригу о вечерњем и викенд одмору, планирајте свој одмор - све врсте рекреације вам доносе нове емоције и заснивају се на принципу промене активности и услова. Особа која је оптерећена истом врстом активности брзо се умара, ментални процеси су потлачени и интересовање се губи, па ако нема места за разноликост у вашој радној активности, онда је ваш задатак да разноликост одмора и паузе што више.

Како све урадити? Управљање временом каже да има више времена и техника "последњег дана" помаже да се одбаце неважне ствари. Замислите шта вам је остало да живите једног дана, на шта бисте га потрошили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Стално се ангажујемо у прилагођавању листе: брисање израђених бодова значајно мотивише, а прерасподјела или додавање нових одражава тренутну ситуацију.

Потражите мотивацију и радите ствари занимљиве за вас. Активност која не носи особни интерес чиниће се тешком, а имплементација ће захтијевати много труда. Због тога је толико важно да нађете за себе спољашњу или унутрашњу мотивацију, своје лично значење извршених акција. Особа која има своју мисију и особа која управо ради оно што су рекли на истој позицији под истим увјетима, осјећат ће се другачије и имати другачију дјелотворност.

Принципи управљања временом

Управљање временом има бројне технике и принципе, чије знање и употреба помажу у структурирању вашег времена. Кључни моменат у управљању временом је одређивање приоритета задатака, што им додатно помаже да их ефикасно планирају или делегирају. Задатак са највећим приоритетом, са најзначајнијим негативним посљедицама, увијек се ставља на прво мјесто, а остатак се проводи тек након његове имплементације.

За расподјелу циљева према њиховој важности, прикладна је прилично једноставна метода АБЦГД, гдје је слово А додијељено најважнијим стварима, и даље смањити ступањ важности. Обично се случајеви који спадају у категорију Д могу избрисати из ваше листе задатака или извести са слободним временом, унутрашњом снагом и жељом. У случају истог степена оштећења када више задатака није испуњено, додељују се категорије А1, А2 и даље. И они се извршавају у складу са својим бројевима, одржавајући стриктан редослед и принцип следећег задатка након завршетка претходног. Овде се покреће закон принудне ефикасности, јер нема довољно живота да се направи апсолутно све, али можете учинити најважнију ствар, под условом да се концентришете на одабрани случај. Изаберите најпрофитабилније, профитабилније, суштинске и усредсредите своје напоре на ову активност.

Методе управљања временом су разноврсне и фокусиране на истицање главне ствари - ово је једна од њих. Могуће је систематизовати рангиране случајеве користећи Еизекхауеров принцип, у којем су сви задаци подијељени у четири групе и имају одговарајуће стратегије одлучивања које су оптималне за сваку групу. Приоритетни задаци на које се исплати концентрисати сву вашу пажњу су хитни и важни, најчешће неуспех у извођењу таквих акција доноси најжалосније резултате. Важна и хитна питања могу, наравно, бити одложена на неко вријеме, али је разумно издвојити за њих одређени временски период, јер их константно одлагање важних ствари чини хитним и повећава се обим прве категорије, што ствара непотребан терет. Хитне и неважне ствари - оне задатке који стално краду ваше време, одвлаче пажњу од важних ствари. Покушајте што је више могуће смањити њихов број или прерасподијелити друге. Не-хитне и неважне ствари могу се повјерити неком другом или не извршити.

Принцип "јести жабу ујутру" рођен је из параболе о томе да ако треба да једеш жабу на овај дан, боље је јести ујутро и не трпети остатак дана, мало је вероватно да ће ти се нешто горе десити. Жаба у овом остварењу се упоређује са присуством неугодне афере, чије одлагање повећава емоционални стрес, приближне негативне последице. У таквим случајевима, неопходно је да се поступа одлучно и без одлагања - да се што прије и брзо направе неопходне ствари. То су ситуације када морате да позовете клијента који вам се не допада, или објашњење заједничких истина подређеном, или отпуштање неке особе. Започињући свој посао са ослобађањем од ових "жаба", пружите себи позитиван став и осјећај побједе до краја дана.

Принцип управљања временом уљудан "не" помаже уштедјети много времена. Пракса одбијања захтева који нису део ваших приоритета или радних обавеза. Будите тактични, одбијте не особи, већ понуђеном задатку. Одлучите се за себе тако што ћете одбити како непродуктивне акције, можете уштедјети много времена. То могу бити редовне паузе за каву и кафа са колегама, дискусија о најновијим трачевима и вијестима, телефонски разговори који нису везани за посао, извођење туђег рада. Код куће, они могу бити бесмислено гледање промотивних понуда, пребацивање канала, помицање кроз друштвене траке или испуњавање бескрајних захтјева од сусједа. Научите одбити, поштујући особу и своје вријеме.

Правило "коња и кола" је проналажење хармоније између потребе за обављањем и могућности одмора, што се може прилагодити сталним праћењем пописа неопходних задатака. Можда неке од ваших уобичајених, па чак и аутоматских акција више нису релевантне или формалне, а неке активности су временом добиле прикладнији облик имплементације (особни састанак на другом крају града може се замијенити Скипе-ом, слањем појединачних писама с поштом). Стално гледајући такве промене, не само да можете напунити "колица" новим одговорностима, већ се и ослободити старих и непотребних, како се не би преоптеретили у стање у којем је немогуће кретати се.

Принцип управљања временом "јести слона" је кодни назив за ситуације када је потребно ријешити неки глобални проблем. Најчешће, такви циљеви се протежу временом и не одлучују се за мјесец дана, захтијевају константно улагање енергије, а резултати који ће задовољити њихово присуство неће се ускоро појавити. За тако велике "слонове" је прикладно подијелити их на подзадатке ("комаде који се могу јести у исто вријеме"). Планирајте свој велики бизнис у неколико фаза које имају свој логичан завршетак, тако да ће видљиви завршетак једног стимулисати имплементацију наредног. Принцип је погодан не само за велике, већ и за дугорочне пројекте. Задатке треба разложити од већих до мањих, све док принцип не постане јасан и транспарентан, а задаци сами по себи не престају да изазивају застој у својој пространости.

Принцип "швајцарског сира" је донекле сличан "једењу слона", разлика је у томе што се "слон једе" на крају крајева у одређеном редоследу, који има своју логику и нужност, док се у "једењу сира" може кретати хаотичан и започните или наставите од места где сте сада најпогоднији или лако доступни.

Употреба ових метода је сама по себи прилично ефикасна, али може захтијевати да се креативно прилагодите, јер за једну ситуацију можда ћете морати користити неколико техника, а такођер треба разликовати које су технике најучинковитије за рјешавање проблема.

Погледајте видео: Upravljanje vremenom - samoorganizacija (Септембар 2019).